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La Guía Completa para el Cumplimiento de la HIPAA
El extendido uso de la tecnología de los dispositivos móviles está transformando el sector de la salud. Cada vez más organizaciones de asistencia a la salud han adoptado la tecnología móvil mediante la integración de tabletas, teléfonos inteligentes y otros dispositivos portátiles AIoT en el proceso de atención médica a los pacientes. Sin embargo, la adopción de dispositivos móviles también genera más amenazas para la privacidad y la información personal.
El sector de la salud representa el número más elevado de violaciones de la seguridad comparado con otras industrias. Por suerte, la transmisión de datos entre diferentes dispositivos o hasta entre distintos hospitales podría ser más segura si se aplicaran las normas de la HIPAA en todos los organismos de salud.
Usando programas de gestión de dispositivos móviles (MDM-Mobile Device Management), los hospitales podrán instalar y activar la encriptación para que la información médica personal esté protegida de forma segura.
- Parte 1 : ¿Qué es la HIPAA, el cumplimiento de la HIPAA y su finalidad?
- Parte 2 : ¿Quién debe cumplir la HIPAA?
- Parte 3 : ¿Por qué es importante el cumplimiento de la HIPAA para el sector sanitario?
- Parte 4 : ¿Cuáles son los requisitos de cumplimiento de la HIPAA para los dispositivos móviles?
- Parte 5 : Sanciones por incumplimiento de la HIPAA y casos de violación de la HIPAA
- Parte 6 : Creación de una lista de comprobación del cumplimiento de la HIPAA
- Parte 7 : Preguntas Frecuentes
1¿Qué es la HIPAA, como se logra su cumplimiento y cuál es finalidad?
Hablando del cumplimiento de la HIPAA, primero es necesario entender qué es la HIPPA.
HIPAA son las siglas de "Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos" (Health Insurance Portability and Accountability Act). Se trata de una ley federal aprobada por el Congreso de EE.UU. en 1996, con la que se pretende salvaguardar la privacidad de la información médica protegida (PHI-Protected Health Information) y establecer límites a la divulgación o utilización sin la autorización de la persona.
La información médica protegida (PHI) contiene, por definición, diversos datos. Puede tratarse del número de teléfono y la dirección de correo electrónico de una persona, su número de seguridad social, su número de historia clínica, su número de seguro médico, los identificadores de sus dispositivos y sus direcciones de Protocolo de Internet (PI), información biométrica (atributos faciales, huellas dactilares o escáneres de retina), datos médicos y resultados de laboratorio.
Con la proliferación de los dispositivos móviles y los dispositivos portátiles (wearables) como parte de los tratamientos asistenciales, la importancia de proteger la privacidad del paciente en sus dispositivos también requiere mayor atención en la actualidad.
La implantación de la HIPAA ofrece a las personas un control total sobre su PHI, incluyendo el derecho a obtener una copia de su historial médico y a permitir que otras entidades transmitan o compartan su PHI mediante dispositivos electrónicos. Según la investigación, 30% de las filtraciones de datos están relacionadas con hospitales y el 67% de las violaciones de datos implican información médica comprometida en organizaciones del sector salud.
Cuando se trata de la definición del cumplimiento de la HIPAA, se refiere a la adhesión a las normas de la HIPPA, normalmente para limitar a los proveedores de atención médica y a las organizaciones que tienen que ver con la PHI a.
Por lo tanto, el cumplimiento de la HIPAA puede ayudar a las organizaciones a alcanzar los tres objetivos siguientes a:
El cumplimiento de la HIPAA puede ayudar a:
- Reducir el fraude sanitario y los abusos para garantizar la confidencialidad en la PHI/ePHI
- Reforzar las normas relativas a la información médica
- Garantizar la seguridad y la privacidad de la información médica
2¿Quién necesita cumplir las normas de la HIPAA?
La HIPAA se aplica a todas las "entidades reguladas" y los "socios comerciales". Las entidades reguladas son cualquiera que proporcione tratamiento, pago y operaciones en la asistencia de salud. Los socios comerciales son cualquiera que pueda acceder a la información de los pacientes y proporcione apoyo en el tratamiento, el pago y las operaciones médicas.
Dicho esto, desde los médicos hasta los técnicos y el personal administrativo, todos deben cumplir la HIPAA para mantener la seguridad de los datos de los pacientes.
Además, las organizaciones de salud deben asegurarse de que existen procedimientos exhaustivos en caso de que se produzca una filtración de datos. Todas las medidas aplicadas deben cumplir también la Regla de notificación de infracciones.
3¿Por qué es importante cumplir las normas de la HIPAA para el sector de la salud?
El sector de la salud está atravesando cambios profundos en muchos aspectos y cumplir con las normas de la HIPAA puede resultar enormemente beneficioso tanto para las organizaciones como para los pacientes.
En primer lugar, los hospitales y las instituciones de salud como las residencias de ancianos manejan a diario una enorme cantidad de datos de los pacientes. En segundo lugar, la popularidad de la asistencia médica móvil está revolucionando la forma de proporcionar tratamientos, como la atención médica a distancia. Por último, la transición de los registros en papel a las copias electrónicas de la información médica se está introduciendo junto con el uso de dispositivos móviles ( dispositivos para vestir, iPads, etc.).
Por estas razones, el cumplimiento de las normas de la HIPAA obliga a las entidades a utilizar los mismos conjuntos de códigos e identificadores para facilitar la transferencia de la PHI electrónica entre los proveedores de atención médica.
La normativa HIPAA también ayuda a los pacientes a adoptar una actitud más vanguardista en sus planes de salud. Los pacientes pueden comprobar activamente sus copias de los historiales médicos e identificar los datos anómalos antes de continuar sus tratamientos con nuevos proveedores de asistencia médica. Al compartir la información más actualizada del paciente, no hay necesidad de repetir la misma prueba hospitalaria, sino de centrarse en un tratamiento inmediato basado en el diagnóstico más reciente del paciente.
He aquí un rápido resumen de cómo el cumplimiento de la HIPAA beneficia a las organizaciones y a los pacientes individualmente.
Cumplimiento de la HIPAA | Organizaciones del sector salud | Pacientes |
|---|---|---|
| Beneficios | ●Facilita las operaciones administrativas ●Mejora la eficacia del trabajo ●Mejora la relación médico-paciente, tanto in situ como a distancia | ●Controla totalmente la información médica personal ●Establece límites de forma proactiva sobre el uso y la divulgación de los propios historiales médicos ●Reduce el tiempo dedicado a exámenes repetitivos y mejora la experiencia de atención al paciente |
4¿Cuáles son los requisitos para el cumplimiento de la HIPAA para dispositivos móviles?
El cumplimiento de las normas de la HIPAA desempeña un papel integral en la estrategia de seguridad de una organización de salud, así como en la gestión de riesgos. Es obligatorio que cualquier entidad que implante dispositivos móviles en el lugar de trabajo aplique una política de dispositivos móviles de la HIPAA para establecer un almacenamiento y una transmisión seguros de los datos médicos de los pacientes.
A continuación encontrará algunos de los consejos de cumplimiento de la HIPAA que debe seguir para la seguridad de los datos móviles:
- Evaluaciones de riesgos: Incorporar todas las medidas de defensa convencionales, incluidos los cortafuegos, el software antivirus, los programas antimalware, la autenticación de identidad, etc.
- Seguimiento del dispositivo: En caso de pérdida o robo de su dispositivo, podrá localizarlo mediante geocercas u otros métodos de rastreo de dispositivos.
- Control de acceso a la información: Asegúrese de que sólo el personal autorizado puede acceder a los datos confidenciales y de que sólo los dispositivos verificados pueden conectarse a la red del lugar de trabajo.
- Cifrado de datos: Considere el cifrado de datos para toda la información almacenada en los dispositivos móviles para evitar posibles violaciones de datos y multas de la HIPAA.
- Mensajes de texto seguros: Asegúrese de que no se comunican datos confidenciales a través de mensajes de texto utilizando una aplicación de mensajes seguros en los dispositivos de trabajo.
- Borrado remoto de datos: Implemente un sistema central que pueda borrar datos de forma remota en varios dispositivos para evitar que los datos personales caigan en manos equivocadas.
- Política de contraseñas seguras: Aplique una política de contraseñas seguras en cuanto a longitud, composición y periodo de validez.
- Acceso a redes Wi-Fi públicas: Restrinja la conexión de sus dispositivos a una Wi-Fi pública a través de Modo Quiosco para reforzar la seguridad de los datos.
- Control del uso de las apps: Las apps sin censura también son un elemento vulnerable en la seguridad de los datos. Por lo tanto, asegúrese de que sólo se permite instalar o descargar apps permitidas en los dispositivos móviles.
- Mantenimiento de los dispositivos: Busque cualquier MDM que ofrezca configuración masiva y administración de dispositivos en grupo para agilizar las actualizaciones del sistema.
También se recomienda nombrar a un responsable del cumplimiento de la HIPAA en su organización e impartir sesiones de formación sobre la HIPAA a todo su personal. Por último, pero no por ello menos importante, planifique siempre para los días de lluvia. Esto significa que su organización debe contar con políticas y protocolos para posibles violaciones de datos y, al mismo tiempo, asegurarse de que dispone de un plan para informar a la OCR del HHS en caso necesario.
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5Sanciones por incumplimiento de la HIPAA y casos de violación de la normativa
Las organizaciones que incumplan las normas de la HIPAA pueden enfrentarse a importantes multas en función de los tipos de infracción y del alcance de la violación de datos. Los infractores podrían enfrentarse a castigos monetarios de hasta 250.000 dólares, penas de cárcel de hasta 5 años e incluso demandas (civiles y penales).
Solo en 2022 se registraron más de 700 violaciones de la seguridad de la salud. Estos incidentes afectaron además a más de 40 millones de individuos.
Fuente: Revista HIPAA
Existen tres tipos de infracciones de la HIPAA a las que las organizaciones deben prestar atención:
Administrativas: Un ejemplo de infracción administrativa es utilizar códigos incorrectos en trámites de reclamos.
Civil: Un ejemplo de infracción civil de la HIPAA es cuando un trabajador sanitario niega a un paciente el acceso a una copia de su PHI. (*La violación de datos también entra en la categoría de violación civil).
Penal: Una infracción penal de la HIPAA puede producirse cuando una entidad cubierta o un asociado comercial (o un miembro de cualquiera de ellos) accede, obtiene o transmite indebidamente la PHI sin el consentimiento del individuo. Este tipo de infracción de la HIPAA también dará lugar a penas de cárcel, además de las sanciones monetarias.
Civil: Un ejemplo de infracción civil de la HIPAA es cuando un trabajador sanitario niega a un paciente el acceso a una copia de su PHI. (*La violación de datos también entra en la categoría de violación civil).
Penal: Una infracción penal de la HIPAA puede producirse cuando una entidad cubierta o un asociado comercial (o un miembro de cualquiera de ellos) accede, obtiene o transmite indebidamente la PHI sin el consentimiento del individuo. Este tipo de infracción de la HIPAA también dará lugar a penas de cárcel, además de las sanciones monetarias.
Según la última actualización de la revista HIPAA, las sanciones monetarias por infracciones de la HIPAA pueden dividirse a su vez en cuatro niveles:
| Nivel | Infracciones | Importe de la multa |
|---|---|---|
| Nivel 1 | Una infracción de la que la entidad cubierta no era consciente y que no podría haber evitado de forma realista, si se hubiera tenido un cuidado razonable. | $100 ~ $50.000 |
| Nivel 2 | Una violación de la que la entidad cubierta debería haber sido consciente pero que no podría haber evitado incluso con una cantidad razonable de cuidado. | $1.000 ~ $50.000 |
| Nivel 3 | Una infracción sufrida como resultado directo de una "negligencia intencionada" de las normas de la HIPAA, en los casos en que se haya intentado corregir la infracción. | $10.000 ~ $50.000 |
| Nivel 4 | Una infracción de las normas de la HIPAA que constituya una negligencia intencionada, cuando no se haya intentado corregir la infracción en un plazo de 30 días. | $50.000 o mas |
A continuación se exponen algunos de los casos más significativos de violación de la HIPAA ocurridos en los últimos años.
Casos de violación de la HIPAA
Banner Health
Banner Health es un sistema sanitario sin fines de lucro con sede en Phoenix, Arizona. En 2023, la organización sufrió un incidente de piratería informática que dio lugar a una filtración de PHI de 2,81 millones de registros individuales, lo que costó a la empresa 1.250.000 dólares. Este es un ejemplo típico de cuando una entidad médica carece de una protección de datos segura y de restricciones de acceso a los dispositivos. Afortunadamente, esto puede resolverse fácilmente con la ayuda de un software MDM. Los administradores de TI pueden definir configuraciones de políticas de dispositivos que concedan distintos niveles de acceso a los datos para diferentes usuarios. De este modo, se puede evitar fugas de datos inesperadas o robos malintencionados de datos por parte de empleados internos.
Laboratorios Life Hope, LLC
Los laboratorios Life Hope de Georgia tampoco cumplieron las normas de la HIPAA en 2023. No facilitaron los historiales médicos de un familiar fallecido en el tiempo previsto. Este comportamiento violaba el derecho de acceso de la HIPAA, y la organización tuvo que pagar una sanción económica de 16.500 dólares.
Centro de Salud de la Universidad Estatal de Oklahoma
En 2022, el Centro de Salud de la Universidad Estatal de Oklahoma pagó 875.000 dólares en sanciones por infracciones de la HIPAA. La organización sufrió una amenaza en la que se instaló malware en el servidor web del hospital y se robaron los datos de más de 27.000 pacientes. Para evitar futuras violaciones de datos o accidentes similares, las organizaciones pueden implantar cifrado avanzado de contraseñas o crear funciones y permisos personalizados adaptados a sus necesidades específicas.
6Creación de una lista de comprobación del cumplimiento de la HIPAA
Los riesgos de cumplimiento de la HIPAA pueden variar de un caso a otro. Por lo tanto, no existen listas de comprobación de la HIPAA estandarizadas. Sin embargo, las organizaciones pueden intentar centrarse primero en una amplia gama de áreas de cumplimiento antes de entrar en detalles.
A continuación encontrará cuatro componentes clave que debe tener en cuenta a la hora de evaluar en qué punto se encuentra su organización con respecto al cumplimiento de la HIPAA.
4 Elementos clave del cumplimiento de la HIPAA:
1Regla de Privacidad
Protege la información médica de las personas y garantiza que los pacientes tengan derecho a acceder a sus historiales médicos.
2Regla de Seguridad
Proporciona directrices sobre cómo almacenar, proteger y administrar adecuadamente la información médica electrónica protegida (ePHI).
3Acuerdo de Socio Comercial (BAA)
Diseñado para garantizar que cualquier asociado comercial de una entidad cubierta cumplirá la normativa de la HIPAA.
4Regla de Notificación de Incumplimiento (la Regla Omnibus)
Proporciona instrucciones sobre los procedimientos a seguir en caso de violación de la PHI no protegida.
Primeros pasos en el cumplimiento de la HIPAA mediante MDM
No se puede exagerar la importancia del cumplimiento de la HIPAA en el entorno sanitario actual. Si aprende más sobre el cumplimiento de la HIPAA e implementa el software MDM, las organizaciones podrán administrar dispositivos a granel de forma remota y garantizar que toda la transmisión de datos sea segura y legal.
7Preguntas Frecuentes
¿El cumplimiento de la HIPPA es obligatorio?
Sí. Ante las graves consecuencias de la privacidad de salud y la fuga de datos, los prestadores de servicios sanitarios están obligados a cumplir la normativa HIPAA. De lo contrario, la empresa podría verse involucrada en problemas legales, financieros y de reputación.
¿Cuál es la clave para que la HIPPA se cumpla?
En primer lugar, se debe conocer la normativa pertinente, como la relacionada con la ePHI. Segundo, se deben usar herramientas eficaces para administrar los dispositivos para prevenir la pérdida de datos. Tercero, se debe evaluar periódicamente la base de datos y estar preparado para gestionar los riesgos. Por último, se debe sensibilizar a los empleados sobre la protección de los datos.
¿Cómo se puede garantizar el cumplimiento de la HIPPA?
Se debe crear y aplicar una política que tenga como objetivo la protección de la privacidad. Necesitará un equipo que lleve a cabo la política y la supervise. Además, puede utilizar una solución de administración de dispositivos para ayudar a controlar el acceso de los usuarios y restringir el uso compartido de archivos.
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