Cómo crear una política BYOD para pequeñas empresas (con casos de uso)
Las empresas siempre han entregado dispositivos de trabajo a sus empleados. Sin embargo, este gasto adicional puede resultar bastante oneroso para las pequeñas empresas, especialmente si su flujo de caja no es saludable. Es por eso que muchas pequeñas empresas están explorando una política BYOD.
Una política BYOD para pequeñas empresas tiene mucho sentido. Pero hay algunos desafíos y riesgos que es necesario considerar. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre cómo implementar una política BYOD para tu pequeña empresa.
- Parte 1 : ¿Qué es BYOD?
- Parte 2 : Componentes clave de una política BYOD para PYMES
- Parte 3 : 3 Beneficios que tienen las pequeñas empresas utilizando BYOD
- Parte 4 : Riesgos del BYOD para las pequeñas empresas
- Parte 5 : Guía práctica y consejos: crear e implementar una política BYOD para PYMES
- Parte 6 : 2 casos de uso de la política BYOD
- Parte 7 : Preguntas frecuentes
1¿Qué es BYOD?
BYOD es un acrónimo de "Bring Your Own Device" (Traiga su propio dispositivo). Una política BYOD permite a los empleados traer y utilizar sus dispositivos para trabajar. Lo hace más fácil, especialmente para las pequeñas empresas, de muchas maneras. Uno de los más importantes es que puedes prescindir del gasto de proporcionar dispositivos a los empleados.
Los empleados pueden traer sus propios dispositivos al trabajo cuando trabajan desde la oficina. Además, una política BYOD aumenta la productividad y hace que una situación de trabajo híbrido o remoto sea más fluida.
4Componentes clave de una política BYOD para PYMES
Las pequeñas empresas que quieran implementar una política BYOD deben crear una que esté claramente definida. Hay cinco componentes clave para políticas BYOD prácticas para pequeñas empresas.
1Uso aceptable para el dispositivo
Debes definir pautas sobre el uso aceptable de los dispositivos durante el horario laboral, como qué sitios web pueden visitar, limitar el uso personal durante el horario laboral y más.
Además, también debes informar a los empleados qué recursos de la empresa pueden (y deben) utilizar, como correo electrónico, calendarios y documentos. Lo que pueden almacenar en sus dispositivos también puede ser parte de la política, como información patentada de la empresa.
2Medidas de seguridad
Es fundamental tener medidas de seguridad en tu política BYOD. Las medidas pueden incluir todos los dispositivos que necesiten una protección segura con contraseña. Tu empresa puede incluso educarlos sobre lo que constituye una contraseña segura.
Además, debes advertir a los empleados que sólo los dispositivos personales autorizados pueden conectarse a la red de la empresa. Además, deberían bloquear el dispositivo cuando esté inactivo. También se deberá mencionar cualquier otra medida de seguridad que la empresa considere importante.
3Responsabilidades del empleado
Los empleados también deben comprender su responsabilidad. Y corresponde a la empresa comunicárselo. Todos los empleados deben denunciar cualquier dispositivo robado o perdido en un plazo de 24 horas. La política también debe indicar que todos los datos son su responsabilidad.
Aunque el departamento de TI de la empresa será consciente de sus datos en el caso de un borrado completo del dispositivo, los empleados también deben ser diligentes al hacer una copia de seguridad de su información. Además, debes informarles que son responsables de todos los dispositivos perdidos.
4MDM (Administración de dispositivos móviles)
La solución de administración de dispositivos móviles (MDM) es muy importante en cualquier política BYOD. Agrega una capa de seguridad y mantiene separados los datos de tu empresa y los datos de los empleados. Además, si se pierde el dispositivo o se despide al empleado, el administrador de TI puede eliminar toda la información patentada de la empresa sin afectar sus datos.
5Educación de los empleados
Por último, una buena política BYOD también debería educar a los empleados sobre cómo respetar adecuadamente el privilegio de llevar sus propios dispositivos al trabajo. Educar es muy importante para que los empleados sepan lo que pueden y no pueden hacer.
23 Beneficios que tienen las empresas que utilizan BYOD
Las corporaciones e incluso las pequeñas empresas siempre han entregado dispositivos de trabajo a sus empleados. Si bien esto está bien, con una política BYOD, una empresa puede obtener muchos beneficios. Estos son los 3 principales beneficios de implementar una política BYOD:
1. Reducción de costos
La reducción de costos es el mayor beneficio de una política BYOD. Puede resultar útil para las pequeñas empresas, especialmente aquellas que necesitan un flujo de caja saludable. Los empleados ya tienen sus propios dispositivos para llevar y utilizar en el trabajo.
2. Mayor productividad
En casi todos los ámbitos, la implementación de una política BYOD ha aumentado la productividad de los empleados. Los empleados tendrán acceso a sus dispositivos para trabajar en cualquier lugar y momento. Si surge una emergencia, no es necesario que estén presentes en las instalaciones de la oficina para atenderla.
3. Mayor satisfacción de los trabajadores
En casi todos los ámbitos, la implementación de una política BYOD ha aumentado la satisfacción de los trabajadores. Ellos tendrán acceso a sus dispositivos para trabajar en cualquier lugar y momento. Si surge una emergencia, no es necesario que estén presentes en las instalaciones de la oficina para atenderla.
3Riesgos del BYOD para las pequeñas empresas
Si bien una política BYOD tiene beneficios tangibles para las pequeñas empresas, también existen inconvenientes importantes, como preocupaciones de seguridad. Estos son los principales riesgos de una política BYOD:
1. Problemas de seguridad
Los riesgos de seguridad son la mayor preocupación. Los empleados pueden descargar aplicaciones maliciosas y visitar sitios web inseguros en sus dispositivos. Esto podría poner en riesgo los datos de tu empresa. Además, podrían conectarse a redes WIFI no seguras fuera de las instalaciones de la oficina.
2. El empleado tiene acceso a los datos de la empresa con su dispositivo
Después de que un empleado se va (o es despedido), es posible que aún se pueda acceder a todas sus contraseñas y servicios laborales, como el correo electrónico del trabajo, en sus dispositivos. Es posible que aún puedan acceder a estos datos incluso cuando no tengan los permisos. En el peor de los casos, podrían intentar sabotear datos sensibles.
3. Fuga de datos por dispositivos perdidos
Los empleados también pueden extraviar sus dispositivos, lo que lleva a que terceros accedan a datos laborales si el dispositivo no está protegido con contraseña. Es posible que muchos empleados no hayan configurado medidas de seguridad sólidas para sus propios dispositivos.
5Guía práctica y consejos: crear e implementar una política BYOD para pequeñas empresas
Es posible que las empresas que nunca han implementado una política BYOD no sepan cómo implementarla correctamente. Hay 4 consideraciones principales a la hora de adoptar una política BYOD en una empresa.
Consejos: 4 cosas a considerar al adoptar una política BYOD
Si implementas una política BYOD, las siguientes cuatro consideraciones te permitirán estar un paso por delante. Aquí hay un breve vistazo a las 4 consideraciones principales:
- Protección de datos de la empresa
- Educar y promover buenas prácticas de seguridad
- Reglas claras para los empleados con respecto a la política BYOD
- Privacidad de los empleados
Guía paso a paso sobre la implementación de una política BYOD
Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo implementar una política BYOD en tu organización. Seguir estos pasos garantizará que la implementación de la política se realice sin problemas incluso si no tienes experiencia:
- Paso 1.Definir el uso aceptable
- El primer paso es definir el uso aceptable. Debes informar a los empleados cómo pueden y no pueden utilizar los dispositivos en el trabajo.
- Paso 2.Establecer protocolos de seguridad
- Es muy importante implementar las medidas y protocolos de seguridad necesarios. Establece pautas claras para el manejo de datos comerciales y de seguridad en tu política. Debes tener un software MDM para pequeñas empresas y solo permitir el acceso a dispositivos personales autorizados.
- Paso 3.Proporcionar formación y apoyo
- Proporcionar la formación y el apoyo adecuados es fundamental tanto para los empleados como para la dirección. Permitirá que todos estén alineados con las mejores prácticas.
- Paso 4.Desarrollar un plan de contingencia
- Piensa en el futuro y desarrolla un plan de contingencia para el peor de los casos. Hacer esto le dará a tu equipo las pautas adecuadas sobre qué hacer cuando algo sale mal. Por ejemplo, si un empleado pierde su dispositivo que contiene datos confidenciales de la empresa.
- Paso 5.Obtener el consentimiento de los empleados
- Debes obtener el consentimiento del empleado. Esto se aplica tanto a los nuevos empleados como a los empleados existentes. Una política BYOD solo funcionará si todos forman parte de ella.
- Paso 6.Implementar una solución de administración de dispositivos móviles (MDM)
- Las soluciones MDM son imprescindibles por razones de seguridad y privacidad. Te permite borrar información confidencial de la empresa de los dispositivos de los empleados en caso de que se pierdan o ya no formen parte de la organización.
- Funciones de MDM a utilizar: acceso y control remotos; política de contraseñas; gestión y configuración de aplicaciones; Modo quiosco; geocercas; alteraciones y flujos de trabajo; gestión de archivos; monitoreo en tiempo real; etcétera.
62 Casos de uso para la política BYOD
Una política BYOD tiene muchos casos de uso, especialmente para pequeñas empresas. Hay otros dos casos de uso para una política BYOD: la educación y el cuidado de la salud.
Política BYOD para escuelas
Sin duda, el avance de la tecnología ha permitido una educación más accesible. Sin embargo, crea un problema para las escuelas. A los estudiantes más jóvenes generalmente no se les permiten dispositivos, mientras que a los estudiantes mayores sí.
Una política BYOD puede ser beneficiosa ya que ahorrará dinero a las escuelas. Además, y quizás lo más importante, las escuelas no tienen que invertir en dispositivos que rápidamente quedan obsoletos. Muchas escuelas ya tienen toneladas de dispositivos obsoletos que generan desechos electrónicos.
Mejores prácticas para una política BYOD para escuelas
La política BYOD de las escuelas debe seguir las mejores prácticas para implementarla de manera efectiva. Además, se pueden mitigar riesgos como problemas de seguridad y responsabilidad. A continuación te ofrecemos un breve vistazo a las mejores prácticas que las escuelas deben seguir al implementar una política BYOD:
- Involucrar a todos, incluidos maestros, padres y estudiantes.
- Comunicar los usos aceptables de los dispositivos a los estudiantes cuando están en la escuela.
- Proporcionar servicios de soporte profesional.
- Fomentar la incorporación de dispositivos independientes de la plataforma que sean ampliamente compatibles.
- Garantizar que la seguridad de la red y los datos sea sólida y esté bien cuidada.
- Educar a los estudiantes, maestros y padres sobre sus responsabilidades con respecto a la política BYOD.
- Tener dispositivos complementarios en caso de que algunos estudiantes olviden sus dispositivos en casa.
Además de las mejores prácticas, las escuelas deben garantizar que los estudiantes cumplan con la política. Por tanto, las escuelas también necesitan educar a padres y estudiantes. Es muy importante comunicar por qué la política es beneficiosa y cómo ayudará a todas las partes.
Política BYOD para el cuidado de la salud
Otro caso de uso de las políticas BYOD es el de la atención sanitaria. Los profesionales sanitarios ya están utilizando sus dispositivos en muchos casos. Permitirles hacer su trabajo tiene muchos beneficios.
- Acceso a datos en tiempo real: Los trabajadores de la salud pueden acceder a cualquier dato que necesiten para su trabajo en tiempo real. Esto reducirá los errores críticos y hará que todo el proceso sea mucho más eficiente.
- Reduce costos: También se reducirán los costos para las organizaciones médicas y hospitales. Además, los hospitales y clínicas también pueden ahorrar tiempo y dinero en logística y dispositivos de adquisición.
- Mejor compromiso: Los profesionales de la salud estarán más comprometidos y se comunicarán regularmente con los pacientes por correo electrónico o SMS. No solo esto, también podrán realizar un seguimiento del progreso de sus pacientes y más.
Mejores prácticas para la política BYOD en el sector del cuidado de la salud
Una política BYOD en el sector del cuidado de la salud es algo muy positivo en general. La experiencia, la productividad y el compromiso del médico mejoran. Además, también ahorra tiempo y dinero a hospitales y clínicas. Sin embargo, para implementar con éxito una política BYOD, los hospitales y clínicas deben seguir estas mejores prácticas:
- Garantizar la seguridad de los registros de pacientes
- Educar a los médictos, enfermeras y al personal sobre el uso responsable de los dispositivos
- Garantizar la seguridad de la red y los datos
- Tener soporte de TI adecuado dentro de las instalaciones
- Utilizar el software de administración de dispositivos móviles
- Fomentar una cultura de presentación de informes
Preguntas frecuentes
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