BYODポリシーって何？必要なものは？効率的に制作するには？

オックスフォードエコノミクスによる調査によれば、雇用主は呼び出しにすぐに応じることができることを高く評価しており、8割の従業員がモバイル端末なしでは効率的に動くことができないと語っています。加えて、企業はいまや、従業員自身の使い慣れた端末を使えるようにすれば生産性の向上という利益がうまれることを認識しています。結果として、39％の組織が端末持ち込み（BYOD）ポリシーを施行しています。

BYOD戦略は企業にとって必要不可欠です。というのも、とりわけサイバーセキュリティの面で、すべての従業員の端末を企業のポリシーに合致させることができるからです。この記事をさらに読み進めて、ベストプラクティスのための便利なtipsを学びましょう。

1BYODポリシーとは？ どんな端末に適用される？

現代的な企業は従業員が自分が個人的に所有している端末を用いることを許可しています。企業にとっては資本コストの節約になりますし、ユーザーにとっては使い慣れた端末で安心できることになります。

スマートフォン、ラップトップ、PC、タブレット、USB、そしてスマートウォッチでさえがいまや職場にかかせません。

しかしながら、適切な個人端末ポリシーを設けて安全な使用を促さない限り、こうした端末は繊細な情報の喪失や、ネットワークのマルウェア感染、コンプライアンス上の問題を生み出し、企業のIT部門に過剰な負担をかけてしまいます。

それでは、BYODポリシーとはなんなのでしょうか？

BYODポリシーは業務中のモバイル端末の使用に関するガイドライン、プライバシーポリシー、免責事項、規則を組み合わせたものです。従業員は対面でポリシーに署名し、端末に言及し、業務で個人端末を使うリスクとコストを確認しなければなりません。BYOD端末ポリシーは企業と従業員の権利を双方向で保護します。

2企業がBYODポリシーを施行するにあたっての利点とリスク

他のポリシー作成と同じく、利点とリスクが伴います。以下に、BYODポリシーの長所と短所をまとめました。様々な側面から検討しましょう。:

利点

• コスト削減:
  シスコによれば、BYODストラテジーを採用することで、企業は従業員ひとりあたり341ドルを節約します。
• 生産性の向上:
  端末への慣れ、業務の柔軟化、より素早いアクセスといった要因が直接的に生産性に影響します。Intelによれば、1日あたり57分もの従業員の時間がBYODによって節約でき、年間の生産性にして700ドルに換算できるといいます。
• 社員満足度:
  組織におけるBYODポリシーの施行によって、管理職と従業員のあいだの溝が大きく少なくなるといいます。53％の雇用主が、個人端末を職場で使用可能にしたことで満足度が挙がったと報告しています。

リスク

• 個人端末の使用に伴うデータ漏えい:
  従業員が自分の端末を業務に用いることを許可することで、企業のネットワークに接続された端末からのセキュリティの抜け穴が生じることがあります。さらに、安全でないアプリをダウンロードしたり、端末の紛失、マルウェア、脆弱性の悪用によって企業への防諜行為が行われる可能性があります。BitglassによりBYODセキュリティ報告によれば、サイバーセキュリティの専門家の62％が、BYODの施行に伴う主な懸念としてデータの喪失を挙げています。
• 退職した従業員に対して効力がない
  すべての従業員が退職の際にBYODポリシーに従うとは限りません。IT部門が従業員の退職後に個人端末上のデータを消去するにあたって困難が生じることがあります。
• 法的リスク:
  組織は場合によって端末データにアクセスし、また従業員の活動を監視する必要があります。個人端末を業務使用するポリシーを従業員の端末について施行する場合、プライバシーの侵害につながることがあります。具体的には、位置情報の追跡などです。

3企業によるBYODポリシーの施行手順

さて、いよいよ実践編です。BYODポリシーのベストプラクティスに向けた三つの段階を要約してみましょう。

準備段階

• BYODポリシーの使用ガイドを準備する: 端末の範囲、従業員の端末に対する企業からのアクセス、プライバシー保護、法的基盤、償還、セキュリティ規準について明記する必要があります。
• ITチームを立ち上げ:
  ITチームはBYOD管理と端末セキュリティに関するタスクの対応を行います。
• MDMソフトウェアの選択:
  BYODポリシーの施行を確実にするための安全なソリューション

施行段階

• 従業員への告知:
  従業員に企業のBYODポリシーを通知し、業務に個人端末を使う際の適切な方法を特に周知します。
• 同意をリクエスト:
  プライバシーの争議を避けるためには、同意を得ることが重要です。
• BYOD端末を組織に登録する:
  MDMツールを使って、ITチームはそれらの端末を配置し、管理コンソールで管理できるようにするべきです。
• 予期しない事案に対応する:
  従業員の退職や端末の紛失の場合にそなえ、MDMツールを使って遠隔消去できるようにします。
• 研修:
  従業員はBYODの潜在的なリスクと利点をよく理解していなければなりません。

改善段階

• 従業員からの意見を集める:
  従業員がポリシーについてどう考えているか、その実施に満足しているかどうかを確認します。
• 端末管理戦略を調査する:
  CYODもしくはCOPEといった企業のモビリティ管理の選択肢を検討し、さまざまなニーズに対応します。
• BYODポリシーのアップデート: ポリシーの効果を分析し、従業員のフィードバックを総合し、セキュリティ対策をレビューし、改善を行います。

4BYODポリシーに必要な項目（ガイドライン）

ガイドラインの雛形は存在しますが、それぞれの企業は独自の要素を持っているため、BYODポリシーも企業ごとに大きく違っていることに留意しましょう。

ただ、大抵の場合、以下のような要素を含んでいるものです。これらのBYODポリシーの要件を、組織に適したオリジナルのガイドラインのための雛形として検討してください。

5BYODポリシーのベストプラクティス

組織のなかでBYODポリシーを施行するにはどうすればよいでしょうか？　通常、6つのステップがあります。

1. 従業員向けのBYODポリシーガイドをつくる

具体的なガイドがあれば、従業員は企業のBYODポリシーの仕組みをよく理解できますし、ポリシーの施行にあたって組織によりよく協力することができるようになります。

組織は紙幅を割いてセキュリティに関連する企業のアクセスについて解説するべきです。場合によっては、たとえば端末が紛失もしくは盗難したばあい、Itチームは端末のデータを消去しデータの損失を避けるべきです。

しかしながら、遠隔除去はプライバシーや労働法に違反する可能性があります。というのも、従業員が所有する端末は個人的な、あるいは機密の情報が含まれることがあるからです。雇用主は不法な行動に対して調査をする権利を持ちますが、個人情報へのアクセスや削除は制限される可能性があります。特に法的に保護された交渉や違法な活動の報告を含む場合です。

BYODポリシーのベストプラクティスの一環として、そうした権限を行使したりポリシーの施行を行う前に、雇用法の専門家に相談することをおすすめします。

2. ポリシーを告知し、合意を得る

組織は必ず、公式な通知を通じてBYODポリシーを効率的に伝える必要があります。従業員とプライバシー上の懸念を話し合いましょう。たとえば特定のアプリ、文書、位置情報の追跡などへのアクセスについてです。組織は必ず一部のアプリケーションのみが職場やオンラインでのファイル共有のユーザーの権限で許可されることを明記する必要があります。

BYODポリシーの実行にあたっては、企業は月額の固定費を支払うことを検討しましょう。BYODを使う従業員への補償を行うためです。平均すると、組織は年間で$482 をすべての従業員に支払います。

告知を行った後は、従業員から同意を確約することが必要です。というのも、企業のポリシーを全員が遵守するようにしなければならないためです。加えて、そうすることで潜在的なリスクを軽減し、安全で生産的な職場を維持することができます。

3. MDMないしEMMソリューションを使ってBYOD端末を管理する

高度な端末ポリシーを施行することは、MDMやEMMといったソリューションのおかげで容易になっています。堅牢なMDMのBYODポリシーを、端末やアプリの設定、キオスクモードの使用、監視などの機能を用いて実行することができます。。

初心者ガイド

適切な端末管理ソリューションを選ぶ方法

端末管理ソリューション、注意すべき重要な機能、チェックリストなど、さまざまな段階で役に立つ知っておくべき知識をご紹介します。

ダウンロード

MDMのもっとも大きな利点は、IT管理者が堅牢なパスワードポリシーやその他の認証方式を端末で行い、セキュリティを確保できることです。くわえて、MDMソリューションは次のような場合に役立ちます。:

4. BYOD管理チームを組織する

すべてのBYOD端末を定期的に監視する専門チームを用意することで、企業ポリシーの実施がうまく行きやすくなります。端末の監視にとどまらず、チームは次のようなタスクを担います。

• 端末（アプリとシステムを含む）のアップデートとアップグレードを行い、セキュリティパッチをインストールする
• パスワードポリシーを設定し、二段階／複数段階認証を施行して許可されていないアクセスを制限する
• 企業データベースや端末、その他企業のアセットに対する従業員からのアクセス許可を設定・制御する。
• データのバックアップを管理・維持する
• データの喪失やシステムの不具合に備えてデータ復旧を担当する
• 外部からのサイバー攻撃を防ぐためのネットワークセキュリティのプロトコルを設ける。
• 事故に対する対処計画を練る。

5. 職場でのBYODの利用方法について従業員に教育する

従業員を教育して、適切な使用やBYOD関連のセキュリティプロトコルについて理解してもらうことは、サイバー攻撃のない安全な職場環境を確保するために必須です。研修はパスワード管理、公共Wi-Fiの使用、認可されていないアプリケーションのダウンロード、クラウドサーバーへの出た格納、業務時間外における繊細な企業データへのアクセスに重きをおきます。

ITチームは従業員を教育し、端末が最新のセキュリティパッチをあてたものになっているよう促したうえで、端末泣いで不審な活動や抜け穴を発見した場合には報告するようにしてもらいましょう。加えて、IT担当者はHRや金融を扱う担当者に特別な研修を行い、最新の脅威に関するより高度な知識を共有するべきです。

6. BYODポリシーを継続的にアップデートし、不備に対処する

ポリシーと手続きを定期的に検討しアップデートすることは重要です。それによってBYODポリシーをベストプラクティスに保つことができるからです。サイバーセキュリティに関する産業カンファレンスにITチームを出席させ、研修することも、彼らにBYODポリシーを改善する価値ある洞察を得る機会になるでしょう。

定期的なヒアリングを行い、従業員からのフィードバックを集め、最新のトレンドとベストプラクティスを把握していくことで、よりよいセキュリティが期待できます。

6職場でのBYODポリシーに関する主な懸念点は？

職場への私的端末持ち込みは、ユーザーが保護されていないネットワークに接続し、マルウェアやウイルスに感染している可能性のある個人の端末の持ち込みを許可することになります。同じ端末が企業ネットワークに接続されると、セキュリティの抜け穴になる可能性があります。私的なデータに伴う法的な問題も雇用者にとっても懸念点です。

よくあるご質問

BYODポリシーはどんな規則や法律に従うべきでしょうか？

安田有希

アメリカ合衆国内国歳入庁（IRS）によれば、BYODポリシーはセキュリティ、プライバシー、機密性に関連する規則や法律に従うべきだとされています。具体的には、IRSの定めるIRM Part 10-008-026r、FISMA、HIPAA、そしてFTC法などです。これらは従業員が所有する端末に対する適切な保護施策となり、センシティヴな情報を保護し、関連法や規則を遵守することができます。BYODポリシーはIRSのITセキュリティ規準とポリシーと適合しているべきであり、そのなかにはIRSのPublication 1075のように、納税者情報の保護を定めるものが含まれます。

BYODの手当は平均してどのくらいでしょうか。

安田有希

オックスフォードエコノミクスとサムスンの共同調査によれば、BYODポリシーのコストは従業員ひとりあたり年間482ドルであり、給与か手当のかたちで従業員に支払われます。企業はそれに加えてソフトウェアの私用に66ドル、を支払い、またBYODポリシーをMDMソフトウェアから実施するためのコストとして345ドルの管理費を支払っています。

BYODポリシーが適用されない場合は？

安田有希

BYODポリシーは包括的なワンストップのガイドラインとして、職場でのモバイル端末の仕様について定めています。しかしながら、特定の企業のBYODポリシーもしくはテンプレートは、端末の故障、保守、修理もしくは地域の法的な複雑さに対応していないことがあります。法律とITの専門家に相談して、BYODポリシーの範囲を広げ、強化するのがよいでしょう。

企業がBYODのセキュリティを確保する方法は？

安田有希

モバイル端末によるコミュニケーションを活用したい企業は、包括的なBYODポリシーを開発しなければなりません。二段階認証によるパスワード保護、端末制限、暗号化、セキュリティのアップデートパッチ、定期的な聞き取り、研修、そしたVPNといった施策によって、企業のセキュリティを向上することができます。AirDroid BusinessのようなMDMソフトウェアはすばらしいワンストップ・ソリューションであり、BYODポリシーのセキュリティを増強することができます。

BYODの展望は？

安田有希

BYODポリシーの未来は成長を続けるでしょう。というのも、より多くの企業がリモートワークとモバイル端末の活用を受け入れているからです。ある研究では、95％の回答者がコスト削減の面からBYODを採用しています。しかしながら、企業は注意深くBYODの利点とデータセキュリティや従業員のプライバシーといった潜在的なリスクのバランスを検討する必要があります。AirDroid Businessのような包括的なMDMソフトウェアや、BYODの施行のためのより堅牢なポリシーに対する投資が必要になるでしょう。